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miércoles, 25 de enero de 2012

¡¡Auxilio!! Que alguien detenga la reunión



Hace una semana me puse a ordenar mi pequeña biblioteca personal compuesta de todos esos libros comprados uno a uno con mucha ilusión y ganas de ser leídos.  En ese proceso descubrí un par de ellos que, oh sorpresa, no había leído desde que los compré y es que, por esos tiempos, no tenía tiempo para nada. Mi vida era el trabajo todo el tiempo.

Este es un libro de Scott Snair llamado “Paren la reunión, ¡quiero salirme!” y a medida que empecé a leerlo una serie de imágenes a modo de flash back pasaron como una película en fast forward frente a mis ojos; y es que, en los más de catorce años de trabajo dependientes me tocó un jefe directo con características distintas pero todos, amantes de las reuniones; algo que, por entonces decidí denominar “el reunionismo” que no era otra cosa que un espacio de tiempo que le quitaba tiempo  –aunque no en todos los casos- a las cosas verdaderamente importantes y donde se manifestaba siempre la expresión “lo importante vs. lo urgente”

En mi recorrido mental por más de una década de jefes recordé, por ejemplo, al primero, a aquel que marcó mi vida como un mentor, un verdadero modelo a seguir y a quien no he dejado de recordar, por sus enseñanzas, hasta el día de hoy.  “Lucho” o “el General” era (y sigue siendo) un hombre metódico, ordenado, pegado a las reglas y a las normas pero siempre justo, a quien nunca le gustaron los chismes y con quien nadie lograría nada a través de ellos. 

El General tenía la costumbre de convocar una reunión todos los martes a las 9 a.m., al día siguiente de la reunión de Directorio con todos los gerentes y, por alguna razón que nunca terminé de entender, una única Jefa.  Esa jefa era yo, que, con 25 años, era mi primer trabajo dependiente, luego de una experiencia previa independiente. En esta reunión se nos transmitía los acuerdos del Consejo Directivo y se delegaban las funciones para cada Gerencia estableciendo plazos para el cumplimiento de objetivos.

Por su formación castrense, la reunión de las 9:00 a.m., era a las 9:00 a.m., ni antes ni después y no estaba permitido llegar a ella sin un cuaderno y un lapicero para tomar nota de lo que ahí se acordaba o encargaba.  El General se dio cuenta de que muchos de los Gerentes, personas con muchos años de edad y experiencia, no llevaron a la primera reunión ni un cuaderno ni un lapicero así que, para la segunda, le entregó a través de su asistente, el señor Torres, un pionner verde de tres huecos con hojas cuadriculadas y un lapicero a cada uno de los asistentes a la reunión o “Comité de Gerencia”. 

Al entrar a la reunión, una vez que ya todos habían tomado sus posiciones, el General dijo: les acabo de entregar un pionner y un lapicero, como lo hizo mi jefe alguna vez en la FF.AA. Nunca más vengan a una reunión o a mi oficina sin ellos, de lo contrario, mejor no vengan.

Pero volvamos por un momento al tema de las reuniones y la razón de este escrito, según el autor, y comparto mucho de lo que expresa en su libro, “…las estadísticas indican que los ejecutivos comunes gastan aproximadamente la mitad de su jornada laboral en reuniones de trabajo. Los de más alto nivel gastan tres cuartas partes y es que, como dice el autor, la naturaleza humana determina que cuando tres o más personas están juntas, en un mismo recinto, al mismo tiempo, toman previsible y frecuentemente, decisiones inadecuadas.  Este concepto que seguramente para muchos de nosotros es conocido se denomina pensamiento de grupo o colectivo y se define como la tendencia que muestras los individuos agrupados en una reunión a sentarse calladamente y permitir que, por puro conformismo,  se desarrolle una mala idea. Una vez que toma cuerpo, es aceptada sin discutir”  

Pero no me mal interpreten, está claro que algunas reuniones no son solo importantes sino necesarias para establecer y mantener los lineamientos generales de cualquier tipo de organización. Lo importante es reunir a la gente idónea, explicarles claramente  sus responsabilidades y plazos para cumplirlas, las responsabilidades y plazos de los demás, dar algún que otro insight adicional, absolver las preguntas que se pudieran presentar y devolver a todo el equipo convocado a sus lugares de trabajo.

El General era el ejemplo perfecto de este tipo de Jefe, lo tenía todo bien clarito, daba a cada quien sus responsabilidades y para cuando lo debía presentar o tener listo, sabía perfectamente el trabajo que cada uno de nosotros realizaba.  El feed back era primordial y cada uno debía resumir en unos minutos, que es lo que hizo, logró, cumplió y lo que no y porque no.  Delegaba funciones, nunca responsabilidades y siempre estaba atento a cualquier tropiezo que pudiéramos cometer para encontrar juntos la salida.   Era un experto en explicar la diferencia entre lo urgente y lo importante con su acostumbrado ejemplo de la hija con fiebre vs. la hija con septicemia. Sus anécdotas eran más que solo eso, porque se convertían en una enseñanza de vida y un ejemplo.

Luego llegó Alfredo.  Era el extremo opuesto, detestaba las reuniones, no recuerdo que haya convocado a una sola pero a pesar de que no era lo óptimo sabía perfectamente lo que estaba sucediendo a su alrededor.  Era un jefe justo, lo que era para uno era para todos, no hacía diferencias, detestaba las injusticias. Una vez que encargaba un proyecto a tarea específica dejaba que lo terminaras hasta la fecha límite.  Eso, algunas veces generó ciertos problemas considerando que no siempre todos los miembros de un equipo son igual de responsables y conscientes de lo que les toca y de lo que se esperaba de ellos o lo que el incumplimiento, probablemente justo por no realizar jamás una reunión donde se aclararan las responsabilidades como lo explicáramos en párrafos previos.

Edgardo era, sin lugar a dudas, el “rey del reunionismo”.  Todos los días había, por lo menos, una reunión, si es que no eran dos o más.  Se convocaban de diez personas a más y siempre, siempre, yo estaba convocada a esas reuniones.  Nunca había una agenda previa de trabajo, objetivos definidos y cada participante, cuando así lo consideraba oportuno, tenía la capacidad de desviar el probable tema de la reunión.  Las peores eran aquellas que se convocaban minutos antes de las hora de salida, lo que generaba del malestar general y sobre todo, el de aquellos que eran padres de familia y debían recoger a sus hijos de nidos o guarderías.  Esas reuniones tomaban horas de horas, eran interminables, se hablaba de todo y de nada, desde el porqué se compraban Post Its o papel de lustre para forrar archivadores y no papel periódico hasta del desarrollo del Plan Estratégico Nacional 2004 – 2011. Como el mismo decía, “este es el cajón del sastre, donde todo cabe”  Pero Edgardo es y siempre fue un idealista, confiado por naturaleza, pensaba que toda la gente era buena, de fiar y que sería consecuente con la confianza que él les brindaba. 

Constituye un verdadero reto, para un líder, eliminar esas insufribles reuniones reemplazándolas por saber organizar un horario para poder dirigir a los miembros de su equipo de manera individual y directa y conducir adecuadamente ese proceso.  A este proceso el autor lo denomina como “gerencia personal y directa”.  Es muy importante establecer un cierto nivel de afinidad y compenetración con los miembros del equipo, basados en armonía y respeto mutuo.  Es de suma importancia aprender a priorizar y comunicarlo adecuadamente de manera que el equipo tenga esas prioridades tan claras como las tiene el líder, luego se fijan las metas específicas de corto, mediano y largo plazo y por supuesto, darles seguimiento constante.

Con frecuencia se convocan reuniones porque no se ve que exista suficiente comunicación y porque se cree, equivocadamente, que las reuniones abrirán los canales que conduzcan a ello o porque es la única manera de recoger información actual y útil.   Si las líneas de comunicación están abiertas y son eficaces logrará evitar las innecesarias reuniones en su lugar de trabajo.

Extraigo este párrafo final del autor “…en este mundo hay un lugar, no muy distante, en el que a la gente se le permite realizar su trabajo como individuos.  Un lugar donde la información y el esfuerzo laboral se cosechan con éxito. Un lugar donde todos en la organización se sienten involucrados y útiles.  Un lugar donde la sinergia del grupo ocurre con regularidad. Todo sin reunirse en la sala de juntas. Abandonemos esta insana carrera carnavalesca que llamamos reuniones de trabajo y vámonos a ese lugar.  Empecemos a llevar unas vidas más productivas y profesionales

Personalmente acepto el reto de aplicarlo día a día en mi trabajo como líder y en el de mi empresa incorporándolo como uno de nuestros valores, tratando de simplificar procesos y generar un ambiente de trabajo más amable y agradable para los miembros del equipo, donde todos tengan claro lo que de ellos se espera, donde la comunicación sea clara y eficaz y donde sea un placer trabajar.