Teóricamente definimos al contact report
como el informe o resumen de una reunión o el informe escrito tras la visita
del o al cliente. El contact report documenta
todos los temas tratados durante las reuniones, conferencias virtuales o
llamadas telefónicas que hayamos sostenido con el cliente y es útil para aclarar
cualquier malentendido y/ o preguntas acerca de lo que se dijo y la información
que fue compartida.
La redacción de un contact report puede
parecer difícil e inútil pero ayuda a ahorrar tiempo y evitar las confusiones,
porque permite ir validando, paso a paso, las acciones que se desarrollar, como
parte de una estrategia y plan de trabajo integral que han sido aprobadas
previamente por el cliente o cuando nos encontramos en proceso de negociación
para desarrollar una campaña o ganar una cuenta.
El o la responsable de la elaboración del contact
report suele ser el o la Ejecutiva de la Cuenta o la persona de cuentas
asignada para asistir a una reunión de negociación previa. Aquí algunos tips muy sencillos para realizar
un correcto contact report:
1.
Pida a todos los participantes sus nombres y cargos y
escríbalos en la parte superior de su papel, junto con la fecha y hora de la
reunión y el tema principal alrededor del cual girará la reunión. se recomienda
tener una agenda para que la reunión no se extienda a temas irrelevantes y el
tiempo de la reunión no sea excesivo.
2.
Tome nota sobre todos los aspectos importantes de la
reunión.
3.
Escriba su contact report valiéndose del uso de las
notas de la reunión. Incluya el nombre de
cada uno de los participantes, tanto de parte de la agencia como del cliente e
indique cuales fueron los temas más importantes, los acuerdos, los compromisos,
los dead line o fecha límite, la fecha de una próxima reunión y toda aquella
información que pudiera ser relevante para el desarrollo y presentación de una
propuesta o para la ejecución de la campaña que estemos implementando.
4.
Una vez terminado, revíselo nuevamente y asegurarse de
que no le falte nada y socialícelo con el resto del equipo que asistió de
manera que se aseguren que todo ha sido cubierto y plasmado en el contact
report.
5.
Envíe el contact report a su cliente (actual o potencial)
vía correo electrónico y asegúrese que lo haya recibido, luego encárguese que
el contenido del documento sea adecuadamente validado de manera que el trabajo
pueda continuar ordenadamente.
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