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viernes, 13 de julio de 2012

¿Por qué es importante el contact report?



Teóricamente definimos al contact report como el informe o resumen de una reunión o el informe escrito tras la visita del o al cliente.  El contact report documenta todos los temas tratados durante las reuniones, conferencias virtuales o llamadas telefónicas que hayamos sostenido con el cliente y es útil para aclarar cualquier malentendido y/ o preguntas acerca de lo que se dijo y la información que fue compartida.  


La redacción de un contact report puede parecer difícil e inútil pero ayuda a ahorrar tiempo y evitar las confusiones, porque permite ir validando, paso a paso, las acciones que se desarrollar, como parte de una estrategia y plan de trabajo integral que han sido aprobadas previamente por el cliente o cuando nos encontramos en proceso de negociación para desarrollar una campaña o ganar una cuenta.


El o la responsable de la elaboración del contact report suele ser el o la Ejecutiva de la Cuenta o la persona de cuentas asignada para asistir a una reunión de negociación previa.  Aquí algunos tips muy sencillos para realizar un correcto contact report:

1.   Pida a todos los participantes sus nombres y cargos y escríbalos en la parte superior de su papel, junto con la fecha y hora de la reunión y el tema principal alrededor del cual girará la reunión. se recomienda tener una agenda para que la reunión no se extienda a temas irrelevantes y el tiempo de la reunión no sea excesivo.

2.   Tome nota sobre todos los aspectos importantes de la reunión.

3.   Escriba su contact report valiéndose del uso de las notas de la reunión.  Incluya el nombre de cada uno de los participantes, tanto de parte de la agencia como del cliente e indique cuales fueron los temas más importantes, los acuerdos, los compromisos, los dead line o fecha límite, la fecha de una próxima reunión y toda aquella información que pudiera ser relevante para el desarrollo y presentación de una propuesta o para la ejecución de la campaña que estemos implementando.

4.   Una vez terminado, revíselo nuevamente y asegurarse de que no le falte nada y socialícelo con el resto del equipo que asistió de manera que se aseguren que todo ha sido cubierto y plasmado en el contact report.

5.   Envíe el contact report a su cliente (actual o potencial) vía correo electrónico y asegúrese que lo haya recibido, luego encárguese que el contenido del documento sea adecuadamente validado de manera que el trabajo pueda continuar ordenadamente.


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